Communicatie & marketing is een branche waar digitaal werken op afstand perfect bij aansluit. En waarom zou je daarbij binnen de landsgrenzen blijven? Wie nu op het punt staat om communicatieopdrachten uit te besteden doet er goed aan eens verder te kijken dan België en Nederland. Of zelfs verder dan Europa alleen. Want werken met (Nederlands- of meertalige) marketing en communicatieprofessionals overzee kan tijdswinst opleveren en is soms ook nog eens extra voordelig. Doe er je voordeel mee!
Al zolang ik me kan herinneren nemen mijn vrienden in de gig-economie vanuit hun studio in de polder in real time muziek op met artiesten op Caribische eilanden, en mijn online businesscoach in Miami heeft zijn bedrijf gebouwd op het begeleiden van cliënten van Duitsland tot Patagonië. Wereldwijd digitaal werken? In veel sectoren is het al langer de gewoonste zaak van de wereld.
Toch bleven opdrachtgevers van tekst- en communicatiewerk tot nu toe nog vaak het liefste dicht bij huis op het moment dat ze opdrachten uitbesteedden.
Digitale oplossingen voor communicatiewerk
Gek eigenlijk. Want voor de meeste klussen in de communicatiewereld is fysieke afstand allang geen hindernis meer. Denk aan het schrijven van teksten en contentcreatie, het maken van websites of grafisch design van logos of ebooks.
En ook allerlei activiteiten die erbij komen zijn prima online of mobiel te doen. Interviews voor een tijdschriftartikel of blogpost bijvoorbeeld, of overleg tussen klant en opdrachtnemer. Ook voor de presentatie van het eindproduct hoeft je echt niet persé met elkaar in dezelfde ruimte te zitten. En zelfs niet op hetzelfde continent.
Grenzeloos werken biedt kansen op kwaliteit en creativiteit
Digitale communicatie geeft toegang tot kwaliteit en talent die binnen de landsgrenzen niet altijd te vinden zijn. Zelf werk ik steeds vaker samen met virtuele en cross-functionele teams. Het verrijkt de creatieve processen waarop marketing- en communicatiecampagnes gebouwd zijn met originele, innovatieve input. Ook brengt het co-creatie van producten en diensten met multidisciplinaire teams op verschillende locaties binnen handbereik.
En vergeet niet de multiculturele dimensie. Voor bedrijven die globale markten aanboren of non-profits met internationale doelgroepen, is online werken met “grenzeloos diverse” communicatieteams een uitkomst. Het marketingverhaal of de webcontent van je organisatie toesnijden op lokale klanten en doelgroepen – en natuurlijk in de eigen landstaal – is op die manier geen punt.
Tijd voor een mindshift
Steeds meer professionals willen niet meer aan één land gebonden zijn om hun werk te doen. Dat betekent dus ook dat je op de gekste plekken Nederlandse en Belgische communicatie-experts tegenkomt. Vaak hebben die, net als ikzelf, ontdekt dat je met lokale of internationale teams succesvol kan samenwerken én meerwaarde kan bieden voor klanten “thuis”.
Dus aarzel je nog om in zee te gaan met een marketing- of communicatieprofessional op een ander continent, dan is dit het moment om je twijfels overboord te gooien. Sterker nog, nu we met z’n allen gedwongen zijn ons werk zoveel mogelijk digitaal te doen, is die mindshift geen luxe maar noodzaak.
Een professional overzee kan tijd en geld besparen
Denk vooral ook eens aan een paar praktische voordelen. Werkend vanuit Latijns Amerika, wat ik inmiddels al ruim tien jaar doe, heb ik vaak gemerkt dat dit aantrekkelijke tijdswinst betekent voor collega’s of opdrachtgevers in Europa. Wij lopen namelijk bijna een hele werkdag voor op Nederland of België. Dat kan heel handig zijn, zeker als jouw organisatie een communicatieklus wil uitbesteden waar haast bij is.
Bovendien is het voor jou als opdrachtgever in de Lage Landen soms ook nog eens financieel voordelig om te werken met een communicatieprofessional aan de andere kant van de oceaan. Afhankelijk het type opdracht en de specifieke wensen en eisen die erbij komen kijken, kunnen wij vanuit landen met zwakkere valutakoers en lagere kosten van levensonderhoud vaak vriendelijker prijzen rekenen. Natuurlijk leveren we wél de kwaliteit waaraan klanten in Europa gewend zijn.
De voordelen van kennismaken via videobellen
Natuurlijk vindt je het prettig om een marketing- of communicatieprofessional die je nog niet kent persoonlijk te leren kennen. Elkaar in levenden lijve de hand kunnen schudden is ideaal. Maar zeker nu dit voorlopig not done is, is het goed om ook eens aan de voordelen van digitaal kennismaken via videobellen te denken.
Geen reistijd, geen risico op filerijden of treinvertragingen waardoor je planning in de knel raakt, en geen transport- of parkeerkosten. Je hoeft geen kantoorruimte met vergadertafel te reserveren (met de kans dat collega’s die na jou geboekt hebben inbreken in jouw bijeenkomst als die uitloopt), of je bureau niet op te ruimen als je alleen je eigen werkkamer tot je beschikking hebt.
Kortom, dankzij videobellen kan je jouw kandidaat-opdrachtnemer horen en zien op de plek en het moment van je keuze, zonder moeite en (bijna) zonder extra kosten.
Er komen steeds meer handige tools op de markt waarmee je gratis of goedkoop videogesprekken kunt houden, en bestaande platforms zoals Zoom zijn hun functionaliteiten (én veiligheid in het gebruik) dankzij de exponentieel toenemende vraag in snel tempo aan het verbeteren. En als je de splitscreen-functie gebruikt kunnen er ook nog eens meerdere collega’s vanaf verschillende locaties aan het gesprek meedoen. Meer weten? Lees dan Katmondo’s blogpost 10 Do’s en don’ts van videogesprekken.
Vervolgstappen per email en videogesprek
Is de eerste kennismaking bevallen, dan kan je vervolgens moeiteloos andere stappen inbouwen die je gewoonlijk ook zetten. De kans is groot dat je toch al gewend bent om zakelijke details met bekende of nieuwe opdrachtnemers op schrift en via email af te handelen. In dit geval verandert de fysieke afstand dus weinig.
Voorbeelden van werk van jouw kandidaat heb je in dit stadium waarschijnlijk al gezien. Normaal gesproken heeft elke zichzelf respecterende marketingexpert en communicatieprofessional een eigen website of een overzichtelijke Linkedin-pagina die je kan raadplegen.
Heeft hij of zij geen portfolio online staan, vraag dan om voorbeelden van werk per email te kunnen ontvangen. Gebruik zo nodig (gratis) WeTransfer of een vergelijkbare applicatie voor het verzenden van veel of grote bestanden. Nu digitale netwerken over de hele wereld extra zwaar worden belast kan deze tool een uitkomst zijn.
Proefopdracht? Maak goeie afspraken
Speel je liever op safe met een proefopdracht? Wij zijn eraan gewend! Leg je verzoek aan de communicatieprofessional voor in het video-kennismakingsgesprek, of in een tweede gesprek als er eerst een selectieronde aan voorafgaat. Maak altijd duidelijke afspraken over de criteria voor toekenning (of afwijzing) van de proef.
Je kunt de kennismakingsopdracht vergoeden als je deze goedkeurt – bijvoorbeeld door deze toe te voegen aan het pakket producten of diensten dat jullie samen overeenkomen. Je opdrachtnemer zal een vergoeding erg op prijs stellen, maar het blijft natuurlijk joúw beslissing.
Duidelijke communicatie tijdens de samenwerking
Stel, je bent inderdaad met het marketingagency of de communicatieprofessional van jouw keuze in zee gegaan. Mijn ervaring leert dat de afstand en (eventueel) het tijdsverschil eigenlijk niet zo gek veel aan de samenwerking veranderen als je het vergelijkt met een willekeurige klus die een opdrachtgever zou uitbesteden in eigen land.
Een belangrijk advies is wel om in de schriftelijke communicatie per email of bijvoorbeeld Whatsapp, altijd goed op je woorden te letten. Dat wil zeggen, misverstanden voorkomen door duidelijk te zijn over wat je bedoelt, en nalezen wat je geschreven hebt voordat je op Send drukt. Maar zou dat eigenlijk niet hetzelfde zijn als jullie beiden in dezelfde plaats gevestigd zouden zijn? Daar zouden jij en de externe opdrachtnemer ook niet zomaar bij elkaar binnenlopen om elk punt van overleg persoonlijk te bespreken.
Een telefoontje of videogesprek is vaak een goed alternatief: het overlegt wel zo snel en efficiënt. Een tip is om dit soort tele-overlegmomenten op gezette tijden in te bouwen. Hou bij het inplannen van deze vaste afspraken natuurlijk rekening met het tijdsverschil als je in verschillende tijdszones werkt.
De presentatie van het eindproduct
Als opdrachtnemer is het altijd een spannend moment: de presentatie van het eindproduct, de kers op de taart van je samenwerkingscontract. Gaat het om een artikel of bijvoorbeeld het updaten van webcontent, dan is de aflevering bij de opdrachtgever negen van de tien keer altijd al gewoon digitaal. Maar voor grotere producten – een communicatiecampagne, de resultaten van een marketingstudie, een nieuwe huisstijl… – is het goed gebruik om op kantoor bij de klant een presentatie te houden. En dat is hét moment om feedback te krijgen, toelichting te geven, en zo nodig direct de laatste aanpassingen af te spreken.
Het moet gezegd: een communicatieproduct of campagne online afleveren mist de glans van persoonlijk contact in een echte fysieke omgeving. Voor jou als opdrachtgever is zo’n presentatie op afstand misschien ook niet je eerste keuze. Gelukkig zijn er goeie digitale tools op de markt die het geven en bekijken van presentaties per videoconferentie makkelijk maken.
Via de optie Scherm delen kunnen platforms als Zoom of Microsoft Teams presentaties in PowerPoint, Prezi of andere bekende programma’s naadloos weergeven. Heb je graag de mogelijkheid om interactief mee te doen, dan kan dat ook. Microsoft Whiteboard of Miro zijn handige digitale werkbladen waarop de verschillende deelnemers tijdens de videomeeting aantekeningen kunnen maken en digitale post-its kunnen toevoegen. Deze applicaties zijn trouwens ook heel handig om vanaf verschillende locaties samen te werken al tijdens het creatieproces.
